Humas-Stks, Bandung – Lima hari dalam seminggu, Senin sampai dengan Jumat, Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) STKS Bandung, khususnya Sub bagian Administrasi Pengajaran, Sub bagian Registrasi dan Data Mahasiswa serta Sub bagian Administrasi Kemahasiswaan dan Alumni, terus berupaya untuk memberikan dan meningkatkan kualitas pelayanan terhadap mahasiswa dalam berbagai hal, terutama pelayanan yang terkait dengan pengurusan surat-surat akademik kepada lebih kurang 1600 orang mahasiswa dari Program Studi Sarjana Terapan Pekerjaan Sosial dan Program Pascasarjana Spesialis-1 Pekerjaan Sosial.

Pelayanan administrasi yang diberikan antara lain meliputi pengurusan surat izin tidak mengikuti perkuliahan karena alasan tertentu, surat observasi lapangan, surat penjajagan dan  izin penelitian, surat izin tidak mengikuti ujian UTS/UAS, surat ujian susulan dan perbaikan, surat keterangan lulus, surat permohonan pembuatan transkrip nilai sementara, surat permohonan verifikasi ijazah, surat keterangan masih kuliah, surat keterangan yang bersifat umum, surat permohonan magang (per semester) dan surat pemulangan mahasiswa (per tahun).

Saat ini pengurusan surat-surat akademik di kampus STKS masih dilakukan secara konvensional oleh petugas administrasi di ketiga sub bagian tersebut. Permohonan surat diketik dan dicetak satu per satu oleh petugas administrasi, kemudian diserahkan kepada mahasiswa setelah ditandatangani pejabat berwenang. Banyaknya jenis surat yang diajukan oleh mahasiswa dengan tuntutan penyelesaian pembuatan surat dalam waktu cepat, tidak sebanding dengan jumlah petugas, waktu pelayanan dan kehadiran pejabat berwenang yang berhak melegalisasi pembuatan surat. Hal ini pada akhirnya menimbulkan banyak masalah seperti terjadinya antrian mahasiswa, proses pelayanan berlangsung lebih lama apalagi jika terdapat kesalahan data yang mengharuskan petugas untuk mengulangi proses pembuatan surat serta tidak berkembangnya produktifitas petugas karena waktunya habis terpakai untuk melaksanakan satu jenis kegiatan saja.

Untuk menjawab dan memenuhi tuntutan pelayanan publik yang cepat, tanggap, akurat dan berorientasi pada kepuasan pengguna layanan, maka BAAK STKS Bandung mencoba melakukan perubahan dengan mengembangkan sistem informasi layanan pembuatan surat-surat akademik yang bisa diakses oleh mahasiswa melalui aplikasi e-SMILe (Surat Menyurat Akademik Terintegrasi dan Lengkap) di portal smile.stks.ac.id. , yang sudah diintegrasikan dengan aplikasi SIAK sehingga mahasiswa bisa mengaksesnya dengan menggunakan akun yang sama.

Untuk memperkenalkan aplikasi baru ini, Rabu sore (17/5) bertempat di Gedung Dikti, BAAK STKS Bandung mengundang 3 (tiga) orang perwakilan kelas dari setiap angkatan dari Program Studi Sarjana Terapan dan Program Pascasarjana Spesialis-1 Pekerjaan Sosial. Mahasiswa diberi sosialisasi mengenai SOP pelayanan surat-surat akademik dan kemahasisiwaan sekaligus diberi kesempatan untuk melakukan uji coba aplikasi e-SMILe. Harapannya ke depan, penerapan aplikasi e-SMILe ini bisa memberikan kemudahan kepada mahasiswa dalam mengakses kebutuhan administrasi akademik dan kemahasiswaan secara efektif dan efisien serta dapat meningkatkan pelayanan publik sesuai maklumat pelayanan yang ada di STKS Bandung. Rencananya, aplikasi e-SMILe ini bisa diakses mahasiswa mulai minggu depan.***nyna