Humas-Stks, Bandung – Perkembangan teknologi memberi imbas positif bagi dunia kerja, terutama yang berkaitan dengan efektifitas dan efisiensi penyelesaian pekerjaan, tidak terkecuali dalam pengelolaan tata persuratan dan kearsipan. Sejalan dengan program kerja pemerintah yang menghendaki alur persuratan dan arsip dikelola secara elektronik, maka diperlukan sebuah aplikasi berbasis teknologi informasi yang bisa menunjang pengerjaan tugas-tugas administrasi dan kearsipan. Sesuai dengan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009, pengelolaan arsip dinamis memerlukan sebuah aplikasi yang disebut dengan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD), yang dibuat berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional  Republik Indonesia (ANRI) Nomor 15 Tahun 2015 yang bertujuan untuk mengelola manajemen kearsipan secara elektronik.

Untuk mewujudkan pelaksanaan penggunaan aplikasi SIKD di lingkungan Sekolah Tinggi Kesejahteraan Sosial (STKS) Bandung, Sub Bagian Humas dan TU menyelenggarakan kegiatan Bimbingan Teknis Sistem Informasi Kearsipan Dinamis. Kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari pelaksanaan Bimbingan Teknis Arsip Elektronik yang diselenggarakan di Jakarta pada 12-15 Oktober 2017 dan Bimbingan Tekniks Pemberkasan yang diselenggarakan di Hotel Salak, Bogor pada 5-8 April 2018 lalu oleh Badiklitpensos, Kementerian Sosial RI. Sebanyak 35 orang peserta yang merupakan pengelola administrasi persuratan dan kearsipan di lingkungan STKS Bandung, Balai Besar Diklat Bandung dan PSBN Wyata Guna, mengikuti kegiatan bimtek yang dilaksanakan di Ruang Laboratorium Komputer, Kampus STKS Bandung, Selasa (25/9).

Ketua STKS Bandung, Dwi Heru Sukoco, dalam sambutan menyambut baik pelaksanaan bimtek SIKD ini. Menurut beliau, seluruh Unit Pelaksana kegiatan (UPK) khususnya di lingkungan STKS harus mempunyai kemampuan untuk mengelola arsip dalam berbagai bentuk di bagian masing-masing, karena arsip merupakan sesuatu yang penting dan sangat dibutuhkan, bahkan sebagian arsip memiliki nilai sejarah yang harus dijaga agar tidak hilang. Ketua juga mengingatkan agar ada regenerasi SDM dalam pengelolaan arsip, sehingga tidak bergantung kepada 1 (satu) orang saja, serta pentingnya need assessment agar bimtek yang diikuti pegawai berjenjang sehingga mampu meningkatkan kompetensi.

Pada bimtek SIKD kali ini, peserta yang hadir diberi materi terkait Implementasi dan Manajemen Pengelolaan Arsip Berbasis SIKD dari 2 (dua) narasumber yaitu Taufiq Ismail (Arsip Nasional Republik Indonesia-ANRI) dan Anwar Nugraha (Biro Umum, Kementerian Sosial RI). Setiap peserta kemudian diminta untuk melakukan simulasi praktek langsung penggunaan aplikasi SIKD di laptop atau komputer masing-masing. Dengan menggunakan aplikasi SIKD ini, ada beberapa kemudahan yang bisa diperoleh, yaitu ketertiban dan proses penyusutan berkas; pencarian berkas yang dibutuhkan, penelusuran proses surat; pengelolaan, akses, dan distribusi arsip melalui media digital; pengaturan tingkat akses dan keamanan serta pembuatan daftar dan isi berkas. Namun penerapan aplikasi baru bukan tanpa kendala, ada beberapa hal yang menjadi tantangan dan perlu mendapatkan perhatian dan ditindak lanjuti, seperti budaya kerja, SDM, ketersediaan sarana dan prasarana, pemahaman user pengguna serta bisnis proses yang terjadi.***nyna